La spinta verso la Pubblica Amministrazione digitale pone nuove sfide e porta alla luce nuovi problemi, oltre che vantaggi e opportunità.

Se i documenti della PA devono nascere e vivere esclusivamente nel mondo digitale occorre porsi il problema della loro conservazione a norma. La conservazione passiva andava bene per i documenti cartacei (e nemmeno per tutti), ma i documenti digitali esigono una conservazione attiva per essere leggibili e fruibili a distanza di anni.

La normativa ha individuato una serie di formati la cui struttura è nota e quindi sono adatti alla conservazione a lungo termine degli atti e delle informazioni della PA. Tra questi formati  ODF (Open Document Format) è uno standard ISO (26300), la sua struttura è nota e ben codificata e si declina tra gli altri in: odt per i documenti di testo, ods per i fogli di calcolo, odp per le presentazioni.

Il formato ODF è gestito (supportato) da diversi software, tra cui all'interno del Software Libero (in cui l'aspetto della gratuità è solo uno degli aspetti marginali) è stato scelto l'ottimo LibreOffice.

Seguendo il solco tracciato da ormai molte altre PA (anche della nostra Provincia), che hanno scelto di migrare verso il Software Libero e i formati aperti, il Comune di Borgo Valsugana si è posto il problema di come rendere più facilmente conservabili i propri Atti Amministrativi  facendo una scelta netta. Da gennaio del 2016 è cominciata la migrazione ai formati aperti e al software LibreOffice.

L'adozione di LibreOffice è un altro passo che il Comune di Borgo ha fatto nel mondo del SL (Software Libero). LibreOffice si aggiunge ai molti altri Software Liberi che il Comune di Borgo Valsugana ha iniziato ad introdurre da tempo ed usa con soddisfazione nei propri uffici e sistemi tra i quali si possono ricordare: Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, varie distribuzioni GNU/Linux, Apache, MySQL, il CMS Joomla, Proxmox, BackupPc, Samba, PostgreSQL.

Le motivazioni alla base dell'adozione di Software Libero in una PA, ma anche in una azienda privata,  possono essere molteplici. Oltre alla possibilità di rendersi indipendenti dai grandi produttori di software (riducendo il cosiddetto vendor lock-in) mantenendo il controllo (la possibilità di leggere e utilizzare) dei propri dati ed elaborati anche a distanza di anni, indipendentemente dalle dinamiche di mercato, il SL che sottende una sua particolare e articolata filosofia, permette di svincolarsi dalle complicazioni delle licenze (che dettano le limitazioni dell'utente nell'uso del software) e nel medio/lungo termine anche il risparmio economico. Nel breve termine, comunque, il SL consente di far fronte alla eventuale richiesta di formazione e personalizzazione, che non può essere a titolo gratuito, ricorrendo all'opera di aziende locali che ne abbiano la competenza riducendo la spesa in licenze fatta nei confronti delle multinazionali del software.